[채기자의 스타트업 노how]사내 자료 찾는데만 10분? 새로운 방법을 알려주마
7월 19, 2012

창업을 준비하면서 가장 먼저 하는 일이 무엇일까요? 다양한 할동들이 이루어질 수 있습니다. 사무실을 구하고, 회사 소개 홈페이지를 만들고, 회사 이메일 계정을 만드는 등의 활동들을 하겠죠. 그리고 각 회사의 방향에 맞추어 업무를 시작합니다.

처음 시작하는 기업에서 업무시스템이 잡혀있는 경우는 많지 않을 겁니다. 이제부터 하나하나 만들어 가야죠. 업무를 하면 할수록 다양한 문서들이 생겨납니다. 자신 기업의 특성에 맞게 기획서 양식, 회의록 작성, 아이디어 노트, 일정 등 다양한 형태의 문서들이 생겨나겠죠. 젊은 기업은 이 부분에서도 새로운 시도를 할 것입니다.

이런 문서더미 속에 쌓여 있나요? 종이로는 출력되어 있지 않아도 팀원들이 각자 가지고 있는 컴퓨터 속 모든 문서들을 다 모았다고 생각해 봅시다. 실로 엄청난 양 일겁니다.

그런데 이 양은 조금만 시간이 흘러도 상당히 많아집니다. 명확하게 세밀한 부분까지 나누어져 있지 않은 상황이라면 중복되는 문서도 많을 것이고, 겹치는 자료도 상당할겁니다. 나에게 필요한 자료가 상대방 컴퓨터에 있거나, 누구나 다 알아야 하는 사실들이 특정인의 컴퓨터에만 저장되어 있는 경우가 많이 발생합니다. 다음과 같은 상황이 한번씩은 있었을 겁니다.

#1

밤 11시에 집에서 작업을 하다가 필요한 문서가 있어 동료에게 자료 요청

A: 우리 지난번에 C사와 미팅했을 때 받았던 자료 어디 있을까? 나한테 메일로 보내줄 수 있어??

B: 아.. 그거 회사컴퓨터에 있는데...

A: 응.....

#2

매주 열리는 주간회의 시간

A: 우리 일단 지난번 회의했던 내용부터 확인하고 진행상황 확인해 보자.

B: 지난번 회의 때 이런저런 내용에 대해 요렇게 하기로 했었지!

C: 응? 지난번 회의 때 그런저런 내용을 얘기하고 그렇게 하기로 했던 거 아냐?

A.B.C : .........

위와 같은 상황은 비단 초기기업에서만 발생할 수 있는 문제는 아닐겁니다. 1번의 상황은 사내 자료 공유의, 2번 상황은 의사소통에서 문제가 발생한 경우입니다. 만일 위와 같은 상황에서 자료는 모두 한 곳에 모아 두었고, 회의록은 한 사람이 작성하여 공유했다면 어떻게 되었을까요? 저러한 문제는 발생하지 않았을 것이며 시간의 낭비도 많이 줄일 수 있었을 겁니다. 문제는 위와 같은 상황을 겪는 조직이 상당히 많다는 겁니다. 시간이 생명인 초기기업의 입장에선 그야말로 허무한 상황인 것이지요. 이를 방지할 수 있는 방법이 바로 사내 공유 시스템입니다. 사내공유 시스템이라 하여 거창하게 생각할 것 없습니다. 의지만 있으면 됩니다. 요즘은 이런 업무를 지원해주는 무료 서비스들이 상당히 많이 존재하니까요. 무엇보다 같은 조직끼리 자료를 같이 모으고 공유하겠다는 마음가짐. 문서더미에서 벗어나보자는 의지가 중요한 거겠죠.

가장 추천하는 서비스는 구글앱스(드라이브)와 드롭박스입니다. 구글앱스는 기업을 위한 구글 드라이브라고 생각하시면 되는데요. 기업 도메인으로 무료 이메일 계정을 만들고, 웹 기반으로 워드, 엑셀, 파워포인트와 같은 문서작업을 할 수 있게 도와주는 도구입니다. 메일주소로 서로 공유가 되고 허용한 인원에 한하여 동시 문서 수정도 가능합니다. 수정이 될 경우 각자 이메일로 알려주기도 하구요. 공동 작업의 경우 매우 유용한 도구죠. 위의 2번 같은 상황에서 구글앱스로 차곡차곡 회의록이 쌓여져 간다면 관리도 쉽고 조직 구성원들간에 의사소통도 수월해지지 않을까요?

구글앱스 가입화면. 10명까지는 무료로 사용할 수 있습니다.

apps.google.com

드롭박스는 폴더 공유 서비스(?)라고 생각하시면 편할겁니다. 요즘은 유명해져서 많은 분들이 사용하고 있을 텐데요. 자신의 컴퓨터에 있는 폴더를 온라인 상에 폴더와 공유할 수 있습니다. 계정만 있고 인터넷만 연결되어 있다면 이 폴더에 넣어둔 파일은 어디서든 열어볼 수 있죠. 스마트폰, 테블릿용 어플로도 나와있어 어떤 기기에서든 쉽게 사용할 수 있는 것도 장점입니다. 드롭박스의 좋은 점은 모바일 기기에서 사용할 경우 다른 어플리케이션들과 호환성이 높다는 점과 특정폴더를 다양한 사람들과 공유할 수 있다는 것입니다. 조직의 공통 폴더를 하나 만들고 모두 공유해서 사용하는 방식으로 활용할 수 있습니다. 작은 사내 자료실이 만들어 지는 것이죠. 모든 업무용 자료와 참고자료를 이곳에 모아둔다면 1번과 같은 상황은 막을 수 있을 겁니다. 밤과 낮 그리고 장소구분이 없는 초기기업에는 매우 유용한 서비스지 않을까요?

드롭박스의 설명 화면. 쉬운 설명화면처럼 사용법도 간단합니다.

dropbox.com

이 외에도 초기기업들이 활용할 수 있는 다양한 서비스들이 존재합니다. 그리고 그 서비스들의 기능을 활용해서 자신들의 스타일에 맞게 변칙(?)활용도 가능하구요. 그런데 이러한 서비스들의 존재보다 중요한 것은 바로 사용하려는 구성원들의 의지일 것입니다. 처음에는 당연히 귀찮죠. 계정도 만들어야 하고, 일부는 프로그램도 설치해야 하고, 그냥 누구나 쓰는 워드프로그램으로 작성하고 이메일로 첨부해서 보내면 그만일 수도 있습니다. 하지만 시간이 지나면서 정리하고 참고해야 할 자료들이 많아질수록 사내의 정보들을 한곳에 모으는 일이 얼마나 중요한지 느끼실 수 있을겁니다. 이왕이면 첨부터 잘 정리해 두면 좋지 않을까요?

기업의 언어는 문서입니다. 그리고 가능하면 모든 것을 기록으로 남겨두면 좋습니다. 그것이 다 역사고 자료가 되니까요. 중복없이 간단하게 정리된다면 좋겠죠. 처음이 어렵습니다. 작은 노력으로 조직내 자료와 문서를 한곳에 모을 수 있는 사내도서관 어떠신가요?

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